1. APPLICATION : Les présentes conditions générales forment le contrat liant les parties, à l’exclusion de conditions propres au client. Il ne sera admis aucune dérogation aux présentes conditions générales, sauf accord écrit d’AROMAT. L’absence de mise en œuvre d’une clause établie dans les présentes conditions générales ne peut être interprétée comme une quelconque renonciation d’AROMAT à s’en prévaloir.
2. OFFRE – COMMANDE – MODIFICATIONS : Toute offre émanant d’AROMAT doit, pour être valable, faire l’objet d’une stipulation écrite dans le chef d’AROMAT. AROMAT ne pourra être considérée comme engagée par l’offre que pour autant qu’elle ait réceptionné l’accord d’une personne, morale ou physique, pouvant valablement engager le client quant aux termes de l’offre émise et que l’acompte demandé ait été réglé par ledit client. En toute hypothèse, les prix contenus dans l’offre ne sont plus valables si l’offre n’a pas été acceptée par le client dans un délai de quinze (15) jours à dater de la date mentionnée dans ladite offre. L’offre s’entend hors eaux, fluides et frais éventuels d’alimentation et de distribution électriques. L’offre est calculée pour le nombre de participants à la prestation, tels qu’annoncés par le client. Toute modification intervenant après l’acceptation de l’offre par le client devra être transmise à AROMAT, par écrit, au plus tard quinze (15) jours avant le début de l’événement, étant entendu qu’AROMAT se réserve, dans ce cas, le droit de modifier, en conséquence, ladite offre acceptée. En particulier, le client s’engage à notifier, par écrit, à AROMAT, toute diminution ou augmentation du nombre de participants à la prestation, tels qu’annoncés par ses soins. Dans l’hypothèse d’une diminution du nombre de participants, notifiée moins de quinze (15) jours avant le début de l’événement, il marque son accord pour que le nombre de participants, ayant entre-temps renoncé, lui soit facturé à 100 % du montant convenu à la commande. Dans l’hypothèse d’une augmentation du nombre de participants, notifiée moins de quarante-huit (48) heures avant le début de l’événement, il marque son accord pour que les participants supplémentaires à l’événement lui soient facturés à 125% du montant convenu à la commande. Dans l’hypothèse où, sans qu’AROMAT n’en ait été avisée dans les conditions décrites ci-avant, le nombre de participants présents venait à être supérieur de 20 % au nombre de participants annoncés, le client accepte que les participants supplémentaires à l’événement lui soient facturés à 150% du montant convenu à la commande, et ce, sans préjudice au droit d’AROMAT de refuser la prestation complémentaire. De même, tout changement du nombre de participants entraînera, de facto, une modification du prix en relation avec la répartition des frais fixes, tels que le personnel et le matériel. Enfin, une augmentation éventuelle du prix des matières premières, du matériel ou des salaires, qui interviendrait entre l’offre acceptée et l’exécution de la prestation y reliée, donnera automatiquement lieu à un réajustement des prix qui ne sont établis que sous cette réserve expresse, sans que cette augmentation ne puisse cependant excéder 25% du montant de ladite offre acceptée. Dans le cas où la commande comprendrait également des prestations de services, le client donne mandat exprès à AROMAT d’engager, dans le cadre d’un contrat de louage d’entreprise, les serveurs et le personnel auxiliaire nécessaires à la prestation et ce, aux conditions stipulées à la commande. Le client déclare exonérer AROMAT de toute responsabilité quelconque dans le cadre de ce mandat et la garantir contre toute action qui pourrait être intentée contre elle par un membre du personnel auquel il aurait été fait appel.
3. PRIX – ACOMPTE – RETARDS : Un acompte de 50 % de l’import de la commande est réglé au plus tard six mois avant l’événement et le solde, hors suppléments non encore prévisibles, 10 jours ouvrables au plus tard avant l’événement. Le décompte définitif de l’événement, tenant compte de toute augmentation, sera notifiée au client dans les dix (10) jours ouvrables après l’événement. Les parties conviennent expressément qu’une facture non valablement contestée dans les huit (8) jours de la date de la facture, par courrier recommandé, sera considérée comme dûment acceptée. Sauf stipulation contraire écrite, tout paiement au profit de la société se fait au comptant. La facture constitue mise en demeure et est payable au siège d’AROMAT. Tout retard de paiement porte de plein droit et sans mise en demeure préalable, un intérêt de retard au taux de 8 % par an, chaque mois entamé étant compté pour un mois entier. Il est de plus expressément convenu qu’en cas de non-paiement d’une facture à son échéance, les montants impayés seront majorés de 10 % avec un minimum de 150 € de plein droit et sans mise en demeure préalable, à titre d’indemnité forfaitaire pour le préjudice subi. Tout rappel de paiement généralement quelconque d’AROMAT aux fins de récupération de sa créance sera facturé 25 € au client auquel ce rappel est destiné, et ce, à titre de participation forfaitaire dans les frais administratifs d’AROMAT. Le défaut de paiement à son échéance d’une seule facture confère le droit à AROMAT de résilier tout autre contrat en cours avec le client et rend immédiatement exigible le paiement de toute autre facture. Lorsque le crédit du client se détériore pour l’une ou l’autre raison, AROMAT a le droit, même après exécution partielle d’un contrat, d’exiger dudit client les garanties nécessaires en vue de cautionner les engagements pris. Le refus d’y satisfaire donne le droit à AROMAT de résilier tout ou partie du contrat et ce, aux torts du client. Aucune réclamation ou contestation du client n’autorise la suspension des paiements au profit d’AROMAT.
4. RESPONSABILITE – LIMITATIONS : AROMAT s’engage à assurer la prestation selon les dispositions figurant à la commande. AROMAT met tout en œuvre afin de fournir les plats commandés en temps et en heure. Cependant, privilégiant l’utilisation de produits frais, les plats initialement prévus sont susceptibles de varier selon le marché. Il en est de même en cas d’augmentation importante du prix d’achat desdits produits frais. Dans ces situations, AROMAT proposera au client, soit de remplacer les produits commandés par des produits comparables et de même qualité, soit, en cas de refus, de supporter le coût supplémentaire lié au maintien des produits frais composant initialement les plats prévus. AROMAT peut se dégager de ses obligations ou en suspendre l’exécution si elle se trouve dans l’impossibilité de les assumer par suite notamment d’un cas de force majeure (guerre, émeute, manifestations, grèves, conditions climatiques exceptionnelles, sinistre affectant les installations de ses établissements, …) ou d’une décision en provenance d’une autorité publique.
Toute résiliation par AROMAT de la commande entraînera le remboursement des acomptes déjà versés par le client, à l’exclusion de toute autre indemnité. Tout cas ou fait non constitutif de faute dans le chef d’AROMAT et qui pourrait arrêter, suspendre ou interrompre l’exécution d’un contrat lui est réservé et la décharge de toute responsabilité à l’égard du client au même titre qu’un cas de force majeure. La responsabilité des locaux que le client loue, dans le cadre de l’événement, n’incombe en aucune manière à AROMAT. Toute détérioration du matériel mis à la disposition du client, tant gratuitement qu’en location, fera l’objet d’un relevé porté à la connaissance du client dans le prolongement de l’événement et entraînera des frais qui seront calculés sur la valeur à neuf dudit matériel. Conformément aux lois en vigueur, l’évènement devra se dérouler dans l’ordre sous la responsabilité du client qui répondra seul de tous dommages corporels ou matériels, quels qu’ils soient, survenus lors de l’exécution du contrat. A cette fin, le client souscrira à ses frais exclusifs les assurances qu’il jugera nécessaires à cet effet. AROMAT décline toute responsabilité quelconque pour les dommages de toute nature affectant les biens du client ou appartenant aux participants, bien que ces dommages résultent de sa faute lourde ou légère non intentionnelle et ce, quel que soit l’endroit où ces biens sont déplacés ou entreposés. En ce qui concerne le cas particulier des vols commis durant les événements, AROMAT décline toute responsabilité en cas de vol et/ou perte d’effets personnels durant l’événement. Dans l’hypothèse où le vol aurait été commis dans un vestiaire, dont la surveillance a été expressément confiée à AROMAT et donnant lieu à la remise d’un jeton, les dispositions légales en matière de responsabilité civile à charge d’un dépositaire seraient alors d’application. En toute hypothèse, AROMAT décline toute responsabilité du chef de retards ou défaut de livraison en cas de difficultés d’accès aux locaux du client ou d’insuffisance dans la préparation de ces locaux, et plus généralement en cas de force majeure ou d’événements échappant à son contrôle.
5. RESILIATION : En cas de résiliation du contrat par le client qu’elle qu’en soit la cause, ce dernier ne pourra prétendre au report des prestations à une autre date et sera redevable des sommes suivantes, à titre d’indemnités contractuelles irréductibles, sous déduction des acomptes déjà versés, lesquels resteront acquis à AROMAT : En cas de résiliation jusqu’à quatre mois avant la date de l’événement : uniquement l’acompte réglé ; En cas de résiliation dans un délai de quatre mois à un mois avant la date de l’événement : 80 % du prix de la commande, outre le remboursement à AROMAT de tous les frais encourus jusqu’au jour de ladite résiliation; Toute résiliation effectuée dans un délai inférieur ou égal à un mois avant la date de l’événement : 100 % du prix de la commande.
6. LOCATION DE MATERIEL : La location éventuelle de matériel (vaisselle, couverts, …) se fait sous la seule et entière responsabilité du client qui sera tenu d’indemniser toute perte et dégât généralement quelconques pouvant survenir à ce matériel, même fortuit. Ainsi, sauf accord contraire écrit d’AROMAT, tout dégât occasionné notamment au nappage (brûlures, taches…) ou au matériel sera facturé au client.
7. NORMES D’HYGIENE ET ALLERGENES : AROMAT respecte et applique les normes HACCP et la législation en vigueur. Dans l’hypothèse où le produit livré ne serait pas consommé dès réception, le client veillera à respecter les conditions de conservation requises. AROMAT n’assumera aucune responsabilité résultant de la mauvaise conservation des produits après la livraison. Pour des raisons sanitaires, les denrées alimentaires exposées sur les buffets et non consommées seront jetées. AROMAT décline toute responsabilité si ces denrées devaient, malgré tout, être emportées par le client et/ou ses invités, la chaîne du froid étant rompue. Tous les plats sont confectionnés dans un atelier utilisant du gluten, des crustacés, des œufs, des poissons, des arachides, du soja, du lait, des fruits à coque, du céleri, de la moutarde, du sésame, des sulfites, du lupin et des mollusques. AROMAT ne peut dès lors pas garantir l’absence totale de traces de ces différents allergènes. AROMAT attire l’attention du client sur les risques potentiels de réactions allergiques liées à la consommation des plats confectionnés. Le client est responsable du relais de cette information auprès des participants invités à l’événement par ses soins. Tout participant allergique étant informé de ce risque par le client est conscient du danger potentiel lié à la consommation des plats confectionnés. Le cas échéant, le client doit mentionner, par écrit, sur le bon de commande, toute allergie connue parmi des participants invités à l’événement par ses soins. AROMAT se réserve le droit de refuser la distribution de plats aux personnes à risque ou de proposer des plats alternatifs, moyennant supplément(s) de prix à convenir préalablement avec le client.
8. INFORMATIONS PERSONNELLES : AROMAT respecte strictement le Règlement Général sur la Protection des Données (ou RGPD) qui définit, au niveau européen, les nouvelles règles relatives à la protection des données personnelles des citoyens européens. De manière générale, les données personnelles du client, telles que confiées à̀ AROMAT sont confidentielles et ne sont transmises à̀ aucun tiers. Elles sont exclusivement utilisées pour améliorer la qualité́ et la personnalisation du service proposé par AROMAT ainsi que pour la formalisation de propositions commerciales. Le client peut toujours consulter ses données personnelles, enregistrées par AROMAT, en lui adressant une demande écrite à l’adresse Internet suivante : info@aromate.be. Si ces données sont incorrectes, incomplètes ou non pertinentes, il est invité à le communiquer à AROMAT à la même adresse Internet.
9. COMPETENCE – LOI APPLICABLE : Tout litige entre le client et AROMAT relève de la compétence, selon le cas, de la Justice de Paix, des Cours et Tribunaux du siège d’AROMAT ou de ceux du siège du client, selon le choix d’AROMAT, la loi belge étant la seule loi applicable.
